Word dokumentų formos: kai sąskaitos eilutės nebeužlenda ant sumų
Kol sąskaitoje kelios eilutės, viskas atrodo tvarkingai. Bet kai jų keliasdešimt, paskutinės užlenda ant sumų bloko, o banko rekvizitai pasislepia po prekių sąrašu. Klasikinė forma sudėliota pačioje programoje, kiekvienas laukas turi fiksuotą vietą lape, todėl norint tai pataisyti tenka perdaryti pačią formą.
Word dokumentų formos šią bėdą išsprendžia. Be to, sąskaitą, pasiūlymą ar užsakymą gali susitvarkyti taip, kaip nori Tu, įprastoje Microsoft Word programoje.
Kas yra Word dokumento forma
Tai įprastas .docx failas, kuriame vietoje duomenų įterpti laukai: pirkėjo pavadinimas, sąskaitos numeris, prekių eilutės, sumos. Spausdinant Excellent Books ar Excellent Standard ERP užpildo šiuos laukus įrašo duomenimis ir parodo peržiūrą. Iš jos dokumentą atspausdini arba išsaugai.
Ką tai duoda
Lentelė auga pati
Ar sąskaitoje viena eilutė, ar penkiasdešimt, eilučių lentelė prasiplečia, o sumos ir tekstas po ja nusislenka žemyn. Niekas nebeužlenda ir nieko nereikia taisyti rankomis.
Išvaizdą keiti pats
Logotipą, šriftus, spalvas ir lentelių rėmelius keiti kaip bet kuriame Word dokumente. Įmonės rekvizitus verta perkelti į poraštę, tada jie kartosis kiekviename lape. Mažiems pakeitimams programuotojo nebereikia.
Keli variantai tam pačiam dokumentui
Lietuviškai ir angliškai sąskaitai, paprastai ir kasos sąskaitai gali priskirti atskirus šablonus. Tam pačiam dokumentui galima priskirti ir kelis šablonus iš eilės, pavyzdžiui, kad kartu su sąskaita atsispausdintų ir pakuotės lapas.
Tekstas atsiranda tada, kai jo reikia
Formą galima papildyti sąlygomis. Pavyzdžiui, jei eilutės PVM kodas yra „R“, vietoje „0 %“ atspausdinamas tekstas „Atvirkštinis PVM apmokestinimas“. Taip pat galima rodyti daugiau skaičių po kablelio ar įrašyti šiandienos datą.
Nereikia spėlioti
Ataskaita „Word laukų reikšmės“ parodo visus laukus, kuriuos galima naudoti konkrečiame dokumente, ir kokią reikšmę kiekvienas jų atspausdins. Dar prieš keisdamas šabloną matai, ką gausi.
Paruošti lietuviški šablonai
Pradėti nuo tuščio lapo nereikia. Excellent paruošė šablonus dažniausiems dokumentams: sąskaitoms (taip pat su dviem PVM tarifais, kreditinei, delspinigių ir baudos sąskaitai), pasiūlymui, pirkėjo ir tiekėjo užsakymams, siuntimo pažymai su vežėjo ir CMR duomenimis, priminimui apie skolą, suderinimo aktams, tarpusavio atsiskaitymui, avansinei apyskaitai ir turto dokumentams.
Ką reikia žinoti prieš pradedant
Reikės kompiuteryje įdiegtos Microsoft Word programos, nes naršyklės versija neleidžia įterpti laukų. Šabloną įkeli ir įjungi sistemos nustatymuose, o tada spausdini kaip įprastai. Pirmą kartą užtruks ilgiau, todėl siūlome pradėti nuo vieno dokumento, pavyzdžiui, sąskaitos, ir atspausdinti ją su tikrais duomenimis.
Kaip pradėti
Visą aprašymą žingsnis po žingsnio, su paveikslėliais, rasi čia: Kaip nustatyti ir naudoti Word dokumentų formas?
Šablonų paprašyk savo Excellent konsultanto ar partnerio, ir jie atsiųs tuos, kurių Tau reikia.