Be skaitmeninimo buhalteriai gyvena pragare

Parengta pagal „Excellent Latvia” pokalbių laidos epizodą Nr. 19

Buhalterijoje laikas kainuoja pinigus. Būtent todėl skaitmeninimas leidžia uždirbti, nes jis taupo laiką. Latvijoje 90 procentų apskaitos biurų dirba vos du žmonės, o vienam biurui paprastai tenka mažiausiai trisdešimt klientų. Jei procesai nesuskaitmeninti, tokie žmonės nebegyvena savo gyvenimo. Jie gyvena pragare.

Taip pokalbyje su „Excellent Latvia” valdybos nariu Elviu Kvalbergu (Elvis Kvalbergs) teigia Lienitė Caunė (Lienīte Caune), viena iš pirmaujančių Latvijos buhalterinės apskaitos rangos ir verslo aplinkos specialisčių, konsultacijų biuro „CBB Konsultāciju birojs” partnerė ir valdybos narė.

„Skaitmeninimas davė mums asmeninio gyvenimo laisvę. Mes nesame prie nieko pririšti. Jei žinai, kada ką turi padaryti, tiesiog tai padarai”, sako L. Caunė.

Skaitmeninimą stabdo ne technologijos, o baimė

Paklausta, kas apskaitoje stabdo skaitmeninimą ir naujovių diegimą, pašnekovė atsako be užuolankų: nežinomybės baimė. Viskas prasideda galvoje. Jei žmogus negali susidėlioti minčių, lieka baimė. Baimė visko. Daugelis nusprendžia geriau nebandyti, nes nežino, kuo tai baigsis.

„Reikia suprasti, kad jei šoksi į tą sūkurį, išplauksi gyvas”, drąsina L. Caunė. Jos nuomone, tikroji rizika kyla tada, kai pakeliui pasitaiko konsultantų, kurie nesugeba paaiškinti.

Visiškai skaitmeninis apskaitos biuras neveikė

E. Kvalbergas prisipažįsta bandęs sukurti apskaitos biurą, kuris būtų visiškai skaitmeninis ir kuriame klientas apskritai neturėtų kontakto su buhalteriu. Nepavyko. Klientai nenorėjo visko daryti skaitmeniškai, o tokios paslaugos paklausos paprasčiausiai nebuvo.

L. Caunė tai paaiškina paprastai: kiekvienam klientui svarbu, kad kitoje pusėje būtų žmogus, kurį jis galėtų įvertinti. Ar jis lojalus ir koks bus bendradarbiaudamas. „Negali žmogaus spausti, nes ir jo galvoje yra tam tikri koridoriai, tam tikros ribos, kurių jis dar nepasiruošęs peržengti.”

Ribos yra galvoje, o ne programoje

Pašnekovę nustebino, kaip sunku buvo įtikinti klientus naudotis „CostPocket” sprendimu, kuris leidžia čekį nufotografuoti ir iškart perkelti į apskaitos sistemą. Nebereikia kaupti popierinių čekių, kurie ilgainiui išblunka ir tampa niekam tikę.

„Kiekvienam rodėme, kaip tai paprasta. Rodėme, kaip čekiai ilgainiui išblunka ir jų nebegalime niekam parodyti. Dabar gali nueiti į dalykinius pietus, tą čekį nufotografuoti ir tiesiog išmesti”, pasakoja L. Caunė.

Kibernetinė higiena: sistemą reikia patikrinti, kol dar nieko neatsitiko

Šiai temai pašnekovė skiria daug dėmesio. „Jei į tai nekreipsi dėmesio, šuolis į skaitmeninimą gali baigtis kraujotakos sustojimu.”

Jos biuras kartu su IT specialistais išbandė visą savo sistemą kibernetinio saugumo požiūriu ir gavo visą sąrašą dalykų, kuriuos reikia patobulinti. Paėmė sąrašą ir ėjo per jį iš eilės.

Buhalterių apklausa parodė, kad supratimo apie elementarias kibernetinės higienos normas nepakanka. L. Caunė mano, kad profesinė buhalterių asociacija turėtų daug daugiau dėmesio skirti apskaitos biurų švietimui. Ji pati ketina parengti savotišką skaitmeninės higienos rinkinį, kuriuo galėtų naudotis ir maži apskaitos biurai.

Daug kas jau nebėra skaitmeninimas, o būtinybė

Pašnekovė pabrėžia, kad dalis dalykų šiandien nebėra jokia naujovė ar pažanga. Tai tiesiog būtinybė. Pavyzdžiui, dokumentų perdavimas debesų aplankuose, o ne el. paštu.

Rimta problema yra ir tai, kad nemaža dalis buhalterių vis dar nemoka dirbti su apskaitos sistemomis. Kaip dar vieną problemą ji mini tai, kad keisdamos buhalterį įmonės keičia ir apskaitos programą, nes naujas žmogus nemoka dirbti su kitomis programomis.

Vis dėlto bendrai vertindama L. Caunė yra optimistė: „Žiūrint tarptautiškai, skaitmeninimo srityje esame labai pažengę.” Daug ką apdoroja mašina, daug ko niekas rankomis nebesuveda. Jei esi didmenininkas, jokių duomenų rankiniu būdu neįvedinėji. E. Kvalbergas su tuo nesutinka ir primena, kad lyginant su Suomija Latvija atsilieka labai smarkiai.

Dirbtinis intelektas: reikia mokėti klausti

Kalbėdama apie ateitį, L. Caunė sako laukianti klientų brandos. „Visi kalba, kad nebereikės mokesčių konsultanto, nes į visus klausimus atsakys dirbtinis intelektas. Taip, tik klausimą reikia užduoti teisingai.”

„Pastaruoju metu turėjau du atvejus, kai klientas sako: ne, tu neteisi, aš paklausiau dirbtinio intelekto. Sakau: na, tai atsiųsk man tą klausimą, kurį uždavei.”

Kad užduotum klausimą dirbtiniam intelektui, reikia būti profesionalu. Svarbu ne tik ką klausi, bet ir kaip.

Teisinė pusė dar neaiški, o duomenys jau keliauja

„Įrankį turime, bet niekam nėra aišku, kas dirbtinis intelektas yra teisiškai Latvijos Respublikos teritorijoje. Ar tai trečioji šalis, ar ne?” klausia L. Caunė. Jos nuomone, tai turėtų sutvarkyti valstybė.

Ji pasakoja, kad esą jau vyksta pirmasis teismo procesas, kuriame advokatų kontora sudėjo parengtas sutartis į dirbtinio intelekto įrankį. Klientas laikėsi pozicijos, kad dirbtinis intelektas yra trečiasis asmuo, taigi jo duomenys buvo nutekinti.

„Dabar mes kaip vaikai. Gavome šimtą ir vieną įrankį ir žaidžiame. Iki tos akimirkos, kol… Jei sudėsi finansinius duomenis į dirbtinio intelekto įrankį, kuo tai baigsis? Ar aš apskritai turiu teisę dėti ten kitų žmonių duomenis?”

Situaciją ji lygina su kriptovaliutų pradžia, kai biržose jau vyko spekuliacijos, o teisinio reguliavimo dar nebuvo ir niekas nieko negalėjo pasakyti. Jos biure draudžiama klientų duomenis kelti į dirbtinio intelekto sistemas, „nes niekas nepasakė, kad galima”.

Dirbtinis intelektas nepakeis buhalterio

L. Caunė mano, kad dirbtinis intelektas gali pakeisti finansų direktorių, bet ne buhalterį. Jis perims analizės darbą.

Mašina gali apdoroti tai, ką įmanoma unifikuoti. O tai, ko unifikuoti negalima, lieka žmogaus rankose. Vien perskaičius dokumentą neįmanoma pasakyti, ar tai nėra sukčiavimas ir kaip tai susiję su pinigų plovimo prevencijos reikalavimais.

Pati ji dirbtinį intelektą naudoja gana dažnai, ypač mokesčių klausimais, kai reikia surinkti visus galimus variantus. Bet vėl grįžta prie to paties: reikia mokėti teisingai klausti.

Po dešimties metų, prognozuoja L. Caunė, rinkoje kartu su mašina liks tie, kurie bus labai aukšto lygio profesionalai, nes mokės mašiną pakinkyti. Kitiems bus atvirkščiai. „Arba mes mašiną, arba mašina mus.”

Skaitmeninės higienos pagrindai, kuriuos rekomenduoja L. Caunė

• Nesiųskite el. laiškų su priedais. Vietoj to dėkite dokumentus į bendrinamus debesų aplankus.
• Čekius skaitmeninkite ir išmeskite.
• Patikrinkite visus kanalus, kuriais prie jūsų jungiasi apskaitos biuras ir klientai.
• Įdiekite apsaugos programinę įrangą, kuri saugo įrenginius nuo virusų, šnipinėjimo programų ir įsilaužimų.

Kiti žingsniai

• Visų elektroninių parduotuvių operacijos turi būti registruojamos automatiškai.
• Skaitmeninkite visą duomenų srautą. Buhalteriui belieka peržiūrėti, ką padarė mašina, ir patikrinti išimtis.

Pokalbis vyko Latvijoje ir statistika jame kalba apie Latvijos rinką. Lietuvoje apskaitos biurų dydis ir problemos labai panašūs, todėl pašnekovės pastebėjimai tinka ir mums.

„Excellent Books” jungiasi su bankais, e. sąskaitų operatoriais ir kvitų skaitmeninimo programėlėmis, tokiomis kaip „CostPocket” ar „FitekIN”, todėl duomenys į apskaitą patenka be rankinio darbo. Parašykite mums ir suderinsime demonstraciją.