Kaip išsirinkti buhalterinę programą: 7 klausimai prieš pasirašant sutartį

Buhalterinės programos nereikėtų rinktis vien tik skaitant funkcijų sąrašą. Jei lyginsime tik funkcijas, daugelis pasiūlymų atrodys labai panašūs. Tikrieji skirtumai išryškėja įvertinus bendras metines išlaidas, integracijų galimybes, įmonių ir vartotojų limitus, duomenų eksporto sąlygas, sistemos diegimo procesą ir klientų aptarnavimą.

Šie vertinimo kriterijai naudingi tiek ieškant paprastos buhalterinės programos, tiek renkantis platesnę verslo valdymo sistemą mažoms ir vidutinėms įmonėms (MVI).

Šiame straipsnyje kaip pavyzdį naudojame viešai prieinamas „Excellent Books“ kainas ir funkcionalumus, nes šį sprendimą išmanome geriausiai. Tai nėra nepriklausomas rinkos tyrimas – tiesiog užduokite tuos pačius septynis klausimus kiekvienam programinės įrangos tiekėjui ir patys palyginkite jų atsakymus.

Jei dar dvejojate, ar verslo valdymo sistema (ERP) mažoms ir vidutinėms įmonėms apskritai reikalinga, pradėkite nuo straipsnių apie skaitmenizacijos naudą ir ERP sistemų teikiamą pridėtinę vertę.

1. Kiek tai kainuos per metus, o ne per mėnesį?
Pasiūlyme nurodytas mėnesinis mokestis yra tik viena iš dedamųjų. Realios išlaidos susideda iš kelių pozicijų (žr. lentelę žemiau), ir tik suskaičiavus visas metines išlaidas pasiūlymai tampa iš tiesų palyginami.

Yra dar du klausimai, kurių pirkėjai dažnai neužduoda. Pirmasis: kiek kainuos klientų aptarnavimas ir pagalba antraisiais metais? (nes pirmaisiais metais tai dažnai būna įtraukta į kainą). Antrasis: ar programos atnaujinimai ir naujos versijos įeina į mėnesinį mokestį, ar už jas teks mokėti atskirai?

„Excellent“ pavyzdys: visos standartinio funkcionalumo naujos versijos ir atnaujinimai yra įskaičiuoti į mėnesinį mokestį. Papildomai apmokestinami tik individualūs programavimo darbai ir jų testavimas.

2. Kurios integracijos įtrauktos į kainą?
Lietuvoje yra keletas esminių integracijų, be kurių programos teikiamas laiko taupymas tėra teorinis. Būtinai patikrinkite kiekvieną jų, nes frazės „mes tai palaikome“ ir „tai įtraukta į kainą“ reiškia toli gražu ne tą patį.

• Tiesioginis banko ryšys (ne CSV failų įkėlimas). „Excellent“ pavyzdys: tiesioginė „Swedbank Gateway“ integracija, taip pat išrašų gavimas per „GoCardless“ iš beveik 2300 Europos bankų.
• VMI i.MAS / EDS. Ataskaitų ir PVM deklaracijų generavimas tiesiai iš programos.
• E. sąskaitos. Privalomas B2B e. sąskaitų naudojimas artėja, tad atidėlioti nebeverta. „Excellent“ pavyzdys: integracija su „Unifiedpost“ (FitekIN), „Finbite“, „Telema“.
• Čekių ir PDF skaitmenizacija. „CostPocket“ ar analogiški sprendimai.
• Įmonių duomenų paieška. Nemokama integracija automatiniam įmonių rekvizitų užpildymui iš Registrų centro ar kitų atvirų duomenų bazių.
• Iš viso „Excellent Books“ siūlo virš 70 paruoštų integracijų.

3. Kiek įmonių ir vienalaikių vartotojų palaikoma?
Šis punktas ypač svarbus, jei ieškote programos apskaitos biurui, įmonių grupei ar holdingui. Pasiūlymuose dažnai nurodomas vienas limitas, nutylint kitą. Būtina patikrinti abu: kiek atskirų įmonių galima valdyti vienoje duomenų bazėje ir kiek vartotojų gali dirbti vienu metu.

Jei įmonių grupė veikia keliose šalyse, pasitikrinkite lokalių įstatymų atitiktį kiekvienoje rinkoje, daugiakryptės valiutos palaikymą ir konsolidavimo galimybes.

„Excellent Books“ baziniame plane numatyta 1 įmonė. „Pro“, „Premium“ ir Apskaitos biurų planuose toje pačioje sistemoje galima valdyti net iki 200 įmonių.

4. Kas nutiks su mano duomenimis nutraukus sutartį?
Šį klausimą būtina užduoti prieš pasirašant sutartį, o ne po kelerių metų. Išsiaiškinkite: kokiu formatu galėsite eksportuoti savo duomenis, ar eksportas bus apmokestinamas, kiek laiko duomenys bus saugomi po sutarties nutraukimo ir kur fiziškai yra serveriai. Jei atsakymai į šiuos klausimus išsisukinėjantys, tai didžiausia raudona vėliava šiame sąraše. Tai tiesiogiai lemia jūsų laisvę bet kada pakeisti programinę įrangą ateityje.

5. Kas atliks diegimą, kiek tai užtruks ir kas nutiks su mėnesio uždarymu?
Diegimas yra ta vieta, kurioje įstrigsta nemažai projektų. Sužinokite: kas perkels jūsų sąskaitų planą ir sandėlio likučius, kiek laiko tai užtruks, kas nutiks, jei perėjimas sutaps su finansinio mėnesio ar metų uždarymu, ir kas apmokys jūsų darbuotojus.

„Excellent“ pavyzdys: procesas susideda iš 3 žingsnių – pirmiausia įvertiname esamus procesus, tuomet pasiūlome sprendimą, o tada kartu su partneriais atliekame diegimą ir perėjimo procesą.

6. Koks yra klientų aptarnavimas: laikas, kalba, kaina?
Programinę įrangą renkamės ilgiems metams, o su klientų aptarnavimu tenka susidurti kasdien. Sužinokite: kokios yra darbo valandos, kokia kalba gausite pagalbą, ar turėsite priskirtą asmeninį konsultantą, ar teks laukti bendroje eilėje, ir ar aptarnavimas bus nemokamas po pirmųjų metų.

„Excellent“ pavyzdys: klientų aptarnavimo linija Lietuvoje veikia darbo dienomis (I–V) nuo 9 iki 17 val., lietuvių kalba. Duomenų saugumo procesai atitinka griežtus ISO reikalavimus.

7. Ar galiu pamatyti sistemą su savo įmonės duomenimis?
Testinėse (Demo) duomenų bazėse visos sistemos atrodo tobulai, nes demonstraciniai duomenys yra idealiai sutvarkyti. Realybėje jūsų duomenys greičiausiai tokie nebus.

Pasirinkite tris jūsų įmonės procesus, kurie šiuo metu užima daugiausia laiko, ir paprašykite programos pardavėjo parodyti, kaip jie veiktų sistemoje naudojant jūsų realius duomenis. Galiausiai – paprašykite pasikalbėti su esamu klientu, kurio verslo modelis panašus į jūsų.

Nuo ko pradėti?
Surašykite šiuos septynis klausimus ant popieriaus lapo ir užduokite juos kiekvienam jus dominančiam programinės įrangos pardavėjui. Palyginkite atsakymus. Nustebsite – pasiūlymai, kurie iš pradžių atrodė identiški, galiausiai pasirodys visiškai skirtingi.

Kviečiame susisiekti ir išbandyti „Excellent Books“! Parodysime, kaip jūsų įmonės procesai galėtų sklandžiai veikti vienoje sistemoje.