Skaitmeninė buhalterija – neišvengiama realybė
Skaitmeninė buhalterija, tai apskaita be popieriaus. Tai reiškia, kad pirkimo ir pardavimo sąskaitos faktūros, išlaidų dokumentai, taip pat sutartys, aktai, informacija apie klientus ir kiti dokumentai saugomi ne popierine forma, o skaitmeniniu formatu jūsų verslo valdymo sistemoje ar kitoje debesijos saugykloje. Taip visiškai išvengiama dokumentų spausdinimo ir perdavimo „iš rankų į rankas“. Elektroninės apskaitos sistemos dėka kiekvienas darbuotojas gali pasiekti jam reikalingus duomenis elektroninėje erdvėje būtent tokia apimtimi, kokia priklauso pagal jo užimamas pareigas.
Svarbu suprasti, kad skaitmeninis dokumentas turi tokią pat teisinę galią kaip ir pasirašytas ranka. Nors perėjimas prie tokios sistemos reikalauja tam tikro persitvarkymo, apskaita ir įmonės valdymas e. erdvėje yra daug efektyvesnis ir patogesnis nei darbas su popieriais. Be to, tekstas ant popierinių sąskaitų, o ypač kvitų, laikui bėgant blunka, segtuvai gali sušlapti ar pasimesti – naudojant skaitmeninius dokumentus, tokių rizikų tiesiog nelieka.
Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsime perėjimui prie e. sąskaitų, nes tai viena paklausiausių funkcijų šiuolaikiniame versle. Taip pat apžvelgsime, kokius dar dokumentus ir įmonės procesus galima sėkmingai skaitmenizuoti.
Gyvenimas verčia keistis
Lietuva ir kitos Baltijos šalys didelį žingsnį skaitmeninės buhalterijos link žengė prieš kelerius metus, kai valstybės institucijos pradėjo privalomai priimti tik e. sąskaitas. Svarbu prisiminti, kad e. sąskaita nėra tiesiog PDF failas, išsiųstas el. paštu. Tai, XML formato failas, siunčiamas tiesiai iš vienos informacinės sistemos į kitą.
Pasaulinė pandemija tapo tikru lūžio tašku. Būtinybė mažinti socialinius kontaktus ir masinis perėjimas prie nuotolinio darbo negrįžtamai pakeitė nusistovėjusius procesus. Jei anksčiau įmonėse sąskaita būdavo atspausdinama, nunešama vadovui pasirašyti ir tuomet perduodama buhalteriui, šiandien toks procesas atrodo archajiškas. Skaitmeninis sąskaitų ir kitų dokumentų apdorojimas tapo nebe pasirinkimu, o kasdiene būtinybe.
Techniškai didžioji dalis buhalterinių programų jau yra visiškai paruoštos e. sprendimams: sukurtos sąsajos su e. sąskaitų operatoriais ir bankais. Telieka priimti sprendimą ir perkelti įmonės dokumentus į e. erdvę.
E. sąskaitų siuntimas ir gavimas
Norint siųsti e. sąskaitas, pirmiausia reikia sudaryti sutartį su e. sąskaitų operatoriumi. Rinkoje jų yra keletas, ir kiekviena buhalterinė programa paprastai palaiko integracijas su vienu ar keliais iš jų. Pavyzdžiui, naudojant verslo valdymo programą „Excellent Books“, patogiausia dirbti su „Unifiedpost“ (pvz., „FitekIN“ sprendimais) ar kitais populiariais operatoriais.
Iš esmės, e. sąskaitos siuntėjui nereikia daryti jokių papildomų veiksmų, užtenka sukurti sąskaitą savo programoje kaip įprastai. Per operatorių ji akimirksniu patenka į kitos įmonės verslo sistemą, o gavėjas ją gali apmokėti per banką vieno mygtuko paspaudimu. E. sąskaitų operatorių sistemos yra sujungtos tarpusavyje, todėl net jei jūsų klientas naudojasi kito operatoriaus paslaugomis, sąskaita jį sėkmingai pasieks.
Jei jūsų klientas dar nepriima XML formato e. sąskaitų, jas galima siųsti tradiciniu PDF formatu. Dauguma programų tai daro automatiškai. Pavyzdžiui, „Excellent Books“ sistemoje visas per dieną išrašytas sąskaitas galima išsiųsti vienu paspaudimu darbo dienos pabaigoje.
Informuokite savo klientus
Nesidrovėkite informuoti savo partnerių ir klientų, kad priimate ir siunčiate e. sąskaitas. Pridėkite šią informaciją ant savo išrašomų sąskaitų ar informuokite partnerius elektroniniu paštu. Perėjimas prie e. sąskaitų ne tik taupo jūsų laiką, bet ir prisideda prie aplinkosaugos, sutaupytas popieriaus kiekis yra didžiulis, o tvarumas šiandien yra svarbi kiekvieno modernaus verslo įvaizdžio dalis.
4 žingsniai skaitmeninės buhalterijos link:
- Pasirinkite e. sąskaitų operatorių ir sudarykite sutartį.
- Atlikite reikiamus nustatymus savo programinėje įrangoje.
- Informuokite partnerius, kad pereinate prie e. sąskaitų.
- Pradėkite siųsti ir gauti dokumentus elektroniniu būdu!
Sąskaitų ir kvitų skaitmenizavimas
Popierines sąskaitas ir kvitus šiandien galima labai lengvai skaitmenizuoti. Jei gaunate sąskaitas PDF formatu (el. paštu), e. sąskaitų operatoriai (pvz., „FitekIN“) siūlo skaitmenizavimo paslaugą: jie paverčia PDF failą į XML formatą, kuris tiesiai įkeliamas į jūsų programą.
Apdorojant popierinius išlaidų kvitus (pvz., avansinėms apyskaitoms), viskas dar paprasčiau: darbuotojas nufotografuoja kvitą telefonu naudodamas specialią programėlę (pvz., „CostPocket“), ir kvitų duomenys akimirksniu atsiduria jūsų apskaitos sistemoje.
Ką dar galima skaitmenizuoti?
Gera verslo valdymo programa leidžia skaitmenizuoti beveik visus įmonės procesus. Skaitmeniniu būdu galima saugoti darbo sutartis, perdavimo aktus ir susieti juos su konkrečiais klientais ar sąskaitomis. Taip pat sistema veikia kaip CRM, saugo visą informaciją apie klientus: nuo kontaktų ir komercinių pasiūlymų iki paskutinio skambučio ar susitikimo detalių.
Jei darbuotojas suserga ar išeina atostogų, įmonės veikla nesustoja, nes joks svarbus dokumentas nėra „užrakintas“ jo asmeniniame kompiuteryje. Visa informacija saugiai ir greitai pasiekiama tiems, kam jos reikia. „Excellent Books“ programoje netgi galite archyvuoti vidinį el. pašto susirašinėjimą – visi dokumentai ir komunikacija lieka vienoje vietoje.
Pagrindiniai skaitmeninės buhalterijos privalumai:
- Laiko taupymas. Buhalteriui ar vadybininkui nebereikia rankiniu būdu suvedinėti duomenų.
- Mažiau klaidų. Automatinis duomenų perdavimas iš esmės panaikina žmogiškųjų klaidų riziką.
- Prieinamumas ir saugumas. Informacija pasiekiama iš bet kur, tačiau griežtos prieigos teisės užtikrina visišką duomenų saugumą ir atitiktį BDAR reikalavimams. Be to, naudojant „Excellent Books“ debesijos serverius, jums nereikia rūpintis technine priežiūra ar duomenų atsarginėmis kopijomis.
Pradėkite nuo aiškaus plano: nuspręskite, kuriuos procesus skaitmenizuosite pirmiausia ir nuo kurios datos pradėsite. Linkime, kad jūsų buhalterijos ir įmonės valdymo procesai taptų patogūs, modernūs ir efektyvūs!