Popieriniai čekiai – stabdys šiuolaikinei buhalterijai
Verslo valdymo sistemų dėka buhalterių darbas šiandien yra daug paprastesnis ir greitesnis nei prieš kelerius metus. Tačiau seni geri popieriniai čekiai neretai tampa tikra kliūtimi. Jie veikia tarsi greitojo traukinio stabdžiai. Juos tenka rinkti iš darbuotojų piniginių ar nuo stalų kampų, o vėliau rankiniu būdu suvedinėti į apskaitos programą. Iš tiesų, buhalterijai jau seniai laikas žengti į šiuolaikinį pasaulį ir visiems laikams pamiršti popierinius kvitus.
Apskaitos paslaugų ekspertų teigimu, buhalterija be pirkimo kvitų ir čekių yra neįsivaizduojama. Tačiau jų surinkimas iš darbuotojų visada buvo viena nepatogiausių buhalterio darbo dalių. Dėl šios priežasties būtina rimtai apsvarstyti popierinių čekių skaitmenizavimą.
Nors „Excellent“ siūloma verslo valdymo sistema „Excellent Books“ neturi vidinio sąskaitų skaitmenizavimo modulio, joje galima lengvai integruoti skaitmenizavimo paslaugų teikėjų programėles. Tai užtikrina, kad nufotografuotas čekis per kelias akimirkas nukeliautų tiesiai į buhalterinę programą. „Excellent Books“ palaiko čekių skaitmenizavimą per tokius partnerius kaip „CostPocket“ bei „Unifiedpost“ siūlomą „FitekIN“ sprendimą. Be to, atsiradus klientų poreikiui, visada esame atviri bendradarbiavimui ir su kitais operatoriais.
Kokie yra skaitmeninių čekių privalumai?
Pirmiausia verta išskirti greitį. Nufotografuotas ir į programėlę įkeltas čekis pasiekia buhalterį vos per kelias sekundes.
Lyginant su įprasta praktika popierinius čekius rinkti, kruopščiai saugoti ir bent kartą per mėnesį perduoti buhalteriui, tai yra milžiniškas šuolis iš praeities į dabartį. Popieriniai čekiai linkę pasimesti, susiglamžyti, ištepti ar tiesiog išblukti. Tuomet buhalteriui tenka šifruoti, kam tas čekis priklauso ir už ką jis apskritai pateiktas. O PVM deklaracijų pateikimo terminai tikrai nelaukia.
Buhalteris nebėra čekių rinkėjas
Kvitus siunčiant tiesiai į verslo valdymo programą užtikrinama, kad mėnesio pabaigoje buhalteris gautų ne krūvas popierių, o sistemoje jau suskaitmenintus ir tvarkingus dokumentus.
Čekius gali pateikti bet kuris darbuotojas, bet kuriuo metu ir iš bet kurios vietos. Jų apdorojimas vyksta skaitmeniniu būdu per internetą. Buhalteriui taip daug patogiau planuoti savo darbo krūvį ir laiku atlikti reikiamus skaičiavimus.
„Excellent LT“ komanda pabrėžia, kad popierinių čekių rinkimas šiandien yra visiškai pasenęs metodas. Tiek buhalteriui, tiek pačiam darbuotojui kur kas patogiau čekį tiesiog nufotografuoti ir automatiškai pateikti buhalterijai. Programėlėje lengva pasirinkti, ar už čekį reikia kompensuoti, taip pat nurodyti išlaidų ir mokėjimo rūšį. Darbuotojas savo darbą atlieka per kelias sekundes ir gali apie tai pamiršti, o buhalteris gauna jau paruoštus duomenis. Skaitmeninis čekis reiškia, kad programėlė pati ištraukia reikiamą informaciją: sumą, valiutą, datą, tiekėjo pavadinimą ir PVM kodą. Tai ne tiesiog paprasta nuotrauka, o išmanus šiuolaikinio darbo įrankis.
Automatiškai apdoroti galima ir sąskaitas
Lygiai taip pat paprastai buhalterijai galima pateikti ir elektroniniu paštu gautas sąskaitas faktūras. Pavyzdžiui, transporto ar apgyvendinimo paslaugų sąskaitas galima persiųsti konkrečiu operatoriaus elektroninio pašto adresu, kur jos akimirksniu suskaitmeninamos ir automatiškai nukreipiamos į buhalterinę sistemą.
Pagalvokite, kiek laiko jūsų įmonėje kasdien sugaištama čekių rinkimui, saugojimui, nešimui į buhalteriją ir rankiniam jų apdorojimui. Daug paprasčiau iškart nufotografuoti kvitą, įkelti jį į programėlę ir tęsti savo tiesioginius darbus. Jei rinkoje egzistuoja sprendimai, kurie drastiškai palengvina mūsų kasdienybę, tikrai verta jais pasinaudoti!