Perėjimas prie naujos buhalterinės programos: kaip tai įgyvendinti kuo paprasčiau
Net ir persikraustymas į naujus, erdvesnius namus gali sukelti daug streso. Visus daiktus reikia atsargiai pervežti, rasti jiems tinkamą vietą ir priprasti prie visiškai kito išplanavimo. Be to, kraustantis visada būtina atsirinkti: ką verta pasiimti su savimi, o ką jau laikas išmesti.
Panašiai įmonės vadovų ir buhalterių streso lygis gali pakilti vos užsiminus apie buhalterinės programos keitimą, jau nekalbant apie patį duomenų perkėlimo procesą.
Laimė, į verslo valdymo sistemos migraciją galima pažvelgti apgalvotai ir organizuotai. Štai trys patarimai, kurie pravers tiek keičiant programinę įrangą, tiek kraustantis į naujus namus.
1. Apgalvokite ir įvardinkite savo poreikius
Kaip kraustantis į naują vietą atsiranda puiki proga atsikratyti senų daiktų, taip ir pereinant prie naujos sistemos galima objektyviai peržiūrėti, kuriuos duomenis iš tiesų būtina perkelti į naująją aplinką.
Kiekvienas buhalteris nori, kad visa su įmonės finansais susijusi informacija būtų vienoje programoje. Tačiau daugelis įmonių pardavimams, sandėlio apskaitai, atlyginimų skaičiavimui ar logistikai vis dar naudoja skirtingą ir tarpusavyje nesusietą programinę įrangą. Vis daugiau verslininkų supranta, kad taip dirbti yra tiesiog nebeefektyvu.
Svarstant apie naują verslo sprendimą, pirmiausia svarbu išsiaiškinti ir įsivardinti įmonės poreikius – kokių funkcijų trūksta dabar ir kokias galimybes turėtų siūlyti naujoji sistema.
„Excellent LT“ ekspertų teigimu, nors naujoje sistemoje viskas valdoma vienoje vietoje, ji privalo gebėti automatiškai susisieti su kitomis platformomis, pavyzdžiui, e. sąskaitų operatoriais, bankais, internetinėmis parduotuvėmis ar kurjeriais. Todėl labai svarbu, kad įmonės valdymo programa turėtų pažangų API funkcionalumą.
Didelių įmonių buhalteriai šiandien nebeįsivaizduoja darbo be automatinio e. sąskaitų priėmimo ar tiesioginės sąsajos su bankais, nes tai sutaupo daugybę valandų rankinio darbo. Atėjo laikas ir mažosioms įmonėms judėti šia modernia kryptimi.
Išgryninus poreikius, laikas palyginti skirtingas programas rinkoje. Geriausia informaciją rinkti bendraujant: pasiteiraukite panašių įmonių patirties bei drąsiai apklauskite pačius paslaugų teikėjus.
Kaip prieš perkant būstą pirmiausia vykstame jo apžiūrėti, taip ir renkantis verslo valdymo sistemą rekomenduojama ne tik pasiskaityti apie funkcijas, bet ir paprašyti jas parodyti gyvai ar net išbandyti patiems.
2. Skirkite laiko naujos sistemos įsisavinimui
Prie bet kokių pokyčių reikia priprasti, todėl svarbu tam skirti laiko. Keičiant sistemą, bandomosios versijos (demo) testavimas ir darbuotojų mokymai tikrai nėra ta sritis, kurioje įmonei vertėtų taupyti.
Tai yra ilgalaikė investicija, kuri vėliau sutaupys daugybę įmonės laiko ir pinigų. Kur kas blogiau, jei vartotojai nemoka teisingai naudotis sistema ir gaišta darbo valandas „išradinėdami dviratį“. Be to, klaidos dėl žinių stokos gali sukelti tiesioginių nuostolių.
Renkantis programą taip pat būtina atkreipti dėmesį į klientų aptarnavimo kokybę. Techninė ir konsultacinė pagalba turi būti greitai pasiekiama tiek elektroniniu paštu, tiek telefonu. Geroji praktika – kai paslaugos teikėjo svetainėje yra aiškus instrukcijų ir dažniausiai užduodamų klausimų skyrius savarankiškai paieškai.
3. Nuspręskite, kokius duomenis pasiimsite su savimi
Išsirinkus sistemą ir praėjus mokymus, prasideda duomenų perkėlimas. Perkelti statinius registrus, tokius kaip klientų kortelės, kontaktai ar paslaugų objektai, yra gana paprasta.
Kiek sudėtingiau yra su istorinių pirkimo ir pardavimo sąskaitų importavimu. Dažnai protingiau perkelti tik tuos duomenis, kurių tikrai reikės tolimesniam darbui (pavyzdžiui, neapmokėtas sąskaitas ir skolininkų likučius), o nebeaktualius duomenis palikti archyve. Perėjimas prie naujos programos – tai tobula proga „išsivalyti“ savo informacinę bazę ir atsisakyti pasenusios, nereikalingos informacijos.
Kada geriausias laikas keisti programą?
Viena vertus, gali atrodyti logiška tai daryti metų pabaigoje, kad naujus finansinius metus pradėtumėte švariame lape. Kita vertus, metų pabaiga ir pradžia buhalteriams yra pats didžiausias darbymetis. Tuo metu rengiamos metinės ataskaitos, derinami likučiai, o darbuotojai planuoja atostogas.
Sistemų migraciją kur kas geriau planuoti ramesniu periodu, kai nereikia rūpintis auditais, visos ataskaitos jau pateiktos ir galima ramiai susikoncentruoti į kasdienį darbą bei naujos informacijos įsisavinimą. Kiekvienas verslo sektorius turi savo aktyvųjį periodą, todėl pokyčiams rinkitės tą laiką, kai darbo mažiau, atmosfera ramesnė ir komanda yra psichologiškai pasirengusi mokytis.
Patirtis rodo, kad komandoje visada atsiras žmonių, bijančių permainų. Tačiau kai darbuotojai pamato, jog nauja programa nudirba varginantį rankinį darbą už juos (pavyzdžiui, automatiškai sudengia banko išrašus ar sinchronizuoja e. parduotuvės užsakymus), naujovės priimamos su dideliu entuziazmu.
Apibendrinant – trys svarbiausi žingsniai:
- Išsiaiškinkite darbuotojų poreikius. Taip bus lengviau pasirinkti iš didelės programų gausos.
- Paprašykite gyvo pristatymo. Susitikite su konsultantu ir paprašykite parodyti programą realioje veikloje. Užduokite klausimus apie funkcijas, kurias naudojate dažniausiai.
- Būkite pasirengę mokytis. Supraskite, kad adaptacija užtruks – neįmanoma visko išmokti per vieną dieną.