Kodėl verta naudoti e. sąskaitas?

Apie elektronines sąskaitas kalbama jau daugelį metų. Ši tema ypač aktuali tapo po to, kai įsigaliojo reikalavimas viešajam sektoriui priimti išskirtinai tik e. sąskaitas. Be to, pastarųjų metų poreikis optimizuoti procesus ir užtikrinti sklandų nuotolinį darbą dar labiau padidino verslo susidomėjimą šiuo sprendimu.

Kas iš tikrųjų yra e. sąskaita?

Pirmiausia svarbu suprasti skirtumą. Elektroniniu paštu išsiųsta sąskaita nėra e. sąskaita, o PDF formato failas jokiu būdu neprilygsta XML formato e. sąskaitai, nes šie du formatai siūlo visiškai skirtingas galimybes.

PDF sąskaitos iš esmės yra skaitmeninis popieriaus lapo atitikmuo jūsų kompiuterio ekrane – norint jas apdoroti, duomenis vis tiek tenka suvedinėti rankomis. Tuo tarpu e. sąskaita yra struktūrizuotas duomenų failas, keliaujantis tiesiai iš vienos informacinės sistemos į kitą. Pavyzdžiui, iš vienos įmonės verslo valdymo programos į kitos įmonės apskaitos sistemą arba į privataus asmens interneto banką.

E. sąskaitos skirtos visoms įmonėms

Visas pasaulis juda e. sąskaitų link, nes tai drastiškai supaprastina atsiskaitymus ir sumažina rankinio darbo krūvį, tvarkant tiek išsiunčiamas, tiek gaunamas sąskaitas.

E. sąskaitos anaiptol nėra tik didžiųjų korporacijų privilegija – jas naudodamos laiką taupyti gali bet kokio dydžio įmonės. Tai universaliai patraukli galimybė: kuo paprastesnis ir greitesnis sąskaitų siuntimas, priėmimas bei apmokėjimas, tuo sklandžiau vyksta įmonės darbas ir bendradarbiavimas su partneriais. Ne mažiau svarbu ir tai, kad pagerėja pinigų srautų valdymas – sąskaitos nepasiklysta el. pašto dėžutėse ir greičiau patenka į apmokėjimų eilę.

Sklandesnis kasdienis darbas

Didžiausias e. sąskaitų privalumas yra tas, kad dokumento išsiuntimas ir gavimas nereikalauja jokio papildomo rankinio darbo, nes informacinės sistemos viską atlieka už žmogų.

Kadangi e. sąskaitų atveju duomenų nereikia pervedinėti į skirtingas sistemas, žmogiškųjų klaidų tikimybė sumažėja iki minimumo. Siuntėjui nebereikia rūpintis ir spėlioti, ar sąskaita tikrai buvo gauta, nes dokumentų judėjimas sistemoje yra aiškiai matomas. Tuo tarpu gavėjui apmokėjimo procesas tampa vos kelių mygtukų paspaudimo klausimu.

Kaip vyksta e. sąskaitų siuntimas?

Norint siųsti e. sąskaitas, būtina sudaryti sutartį su e. sąskaitų operatoriumi. Pats išsiuntimo procesas itin paprastas: programinėje įrangoje sukuriama sąskaita, kuri per operatorių akimirksniu pasiekia kitos įmonės programinę įrangą. Verslo valdymo sistemų tiekėjų pagrindinė užduotis – užtikrinti, kad šis procesas vartotojui būtų kuo patogesnis.

Operatorių pasirinkimas

Lietuvoje veikia keletas pagrindinių e. sąskaitų operatorių – „Unifiedpost“, „Telema“, „Finbite“ ir kiti. Įmonės valdymo sistemos „Excellent Books“ kūrėjai pirmiausia pasirinko integracijas su „Unifiedpost“ (tiek „Fitek“, tiek „FitekIN“ sprendimais), kurios užtikrina nepriekaištingą duomenų judėjimą. Žinoma, esant klientų poreikiams, nuolat palaikome ir plečiame bendradarbiavimą su kitais paslaugų teikėjais.

Paprastas nustatymas

Sudarius sutartį su operatoriumi, belieka sukonfigūruoti verslo programinę įrangą. „Excellent Books“ sistema su e. sąskaitų operatoriumi susiejama naudojant unikalų aktyvavimo raktą, kuris garantuoja saugų ir sklandų sąskaitų judėjimą.

Pagrindiniai e. sąskaitų privalumai:

• Sutaupytas laikas. Sumažina rankinio darbo krūvį ir leidžia darbuotojų laiką naudoti kitoms,vertę kuriančioms užduotims.
• Klaidų prevencija. Visiškai išvengiama žmogiškųjų klaidų pervedinėjant duomenis.
• Skaidrumas. Suteikia įmonei galimybę matyti finansinę būklę realiuoju laiku bei patogiai kontroliuoti skolininkus.
• Kaštų mažinimas. Sąskaitų spausdinimas, vokavimas, siuntimas paštu ar net rankinis PDF failų apdorojimas įmonei kainuoja kur kas brangiau.
• Saugumas. Žymiai sumažėja sukčiavimo ir suklastotų sąskaitų rizika, nes sistema nuskaito duomenis tiesiai iš autentiškos verslo valdymo programos.

E. sąskaitos iš esmės palengvina verslininko ir buhalterio gyvenimą. Tai ypač vertinga toms įmonėms, kurios kasdien išsiunčia ar gauna dešimtis sąskaitų. Žvelgiant racionaliai, sunku rasti priežastį, kodėl e. sąskaitų diegimą reikėtų atidėlioti.

Jei vis dar svarstote, arba jei jūsų dabartinė buhalterinė programa nesiūlo tokios galimybės, kviečiame susisiekti su mumis! Padėsime žengti pirmąjį žingsnį efektyvesnio verslo link.