Kaip verslo valdymo sistema gali padidinti įmonės efektyvumą?

Bet koks ekonominis sukrėtimas ar krizė rinkoje veikia tarsi žemės drebėjimas. Tokios situacijos viską supurto ir perdėlioja įmonių pozicijas: vienos lieka apačioje, kitos išlaiko esamą padėtį, o pačios inovatyviausios pakyla į viršų. Apie būtinybę didinti veiklos efektyvumą verslo pasaulyje kalbama nuolatos. Visgi būtent kritinės situacijos, kai įprastos praktikos nustoja veikti, priverčia realiai ieškoti naujų būdų dirbti išmaniau. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip moderni verslo valdymo sistema gali padėti tai pasiekti.

Kai kalbame apie buhalterinės apskaitos ar verslo valdymo sistemas, dažniausiai įsivaizduojame programas, padedančias greičiau ir patogiau atlikti finansinius darbus. Jos apima įvairius sprendimus, kurie rutininius veiksmus atlieka automatiškai ir leidžia smarkiai sumažinti rankinio darbo kiekį. Tokiose sistemose automatiškai kuriami finansiniai įrašai, skaičiuojami atlyginimai bei mokesčiai.

Pavyzdžiui, „Excellent LT“ siūloma verslo valdymo sistema „Excellent Books“ palaiko patogias čekių bei sąskaitų skaitmenizavimo galimybes naudojant „CostPocket“ programėlę. Jums tereikia nufotografuoti išlaidų kvitą, įkelti jį į programėlę, ir duomenys patys nukeliauja į apskaitos sistemą, kurioje iškart matomas ir prisegtas originalaus dokumento vaizdas.

Tačiau pažangios verslo valdymo programos apima ir daugybę kitų funkcijų, leidžiančių didinti bendrą įmonės efektyvumą. Apžvelkime pačias svarbiausias.

Galimybė matyti visą įmonės veiklą vienoje vietoje

Verslo valdymo sistema suteikia vadovams galimybę stebėti visą įmonės veiklą vienoje erdvėje. Tai apima sutarčių ir sąskaitų apyvartą, darbų planavimą, bendravimą su klientais, prekių pristatymą, apskaitą bei likučių atvaizdavimą internetinėje parduotuvėje.

Moderniose sistemose galima integruoti beveik visus įmonės procesus: buhalteriją, personalo dokumentus, vidinę komunikaciją realiuoju laiku, ryšių su klientais valdymą (CRM), sandėlio ir pardavimų, projektų bei gamybos valdymą ar net elektroninę komerciją.

Labai svarbu, kad visos šios funkcijos būtų glaudžiai integruotos vienoje programinėje įrangoje. Jei pardavimų skyrius dirba vienoje programoje, o buhalteriai naudoja visiškai kitą, neišvengiamai atsiranda duomenų pertrūkių ir vėlavimų. Darbas vieningoje sistemoje yra nepakeičiamas privalumas tiek dirbant nuotoliniu būdu, tiek biure.

Būtent todėl „Excellent Books“ sukurta kaip modulinė sistema. Kiekvienas verslas gali pasirinkti ir sujungti tik tuos modulius, kurių reikia šiuo metu. Įmonei nusprendus plėstis, nereikia pirkti ar diegti visiškai naujos programos. Pakanka tiesiog aktyvuoti papildomą modulį prie esamos sistemos, ir jis iškart bus sklandžiai integruotas su kitomis dalimis.

Verslo rezultatų analizė ir duomenimis grįsti sprendimai

Verslo analitika yra viena svarbiausių šiuolaikinių valdymo sistemų funkcijų. Ji suteikia vadovybei galimybę gauti aiškią duomenų analizę bei vizualius grafikus apie svarbiausius verslo rodiklius ir automatiškai generuoti ataskaitas. Tai gyvybiškai svarbu norint priimti duomenimis pagrįstus sprendimus bei suprasti, kuria kryptimi įmonei reikėtų vystytis toliau. Ypatingas privalumas yra tas, kad priešingai nei dirbant su paprastomis skaičiuoklėmis, verslo valdymo sistemoje duomenys atnaujinami realiuoju laiku.

Pagalba matuojant darbuotojų rezultatyvumą

Dirbant biure vadovai mato darbuotojų pažangą ir įsitraukimą tiesiogiai. Bet kaip apžvelgti procesus, kai visa komanda ar dalis jos dirba nuotoliniu būdu skirtingose vietose?

Tokiose situacijose labai svarbu orientuotis į galutinį darbo rezultatą, o ne į prie kompiuterio praleistas valandas. Aiškiai apibrėžus, kokį rezultatą kiekvienas darbuotojas turi pasiekti, komandos valdymas tampa daug paprastesnis ir efektyvesnis. Verslo valdymo sistemos suteikia įrankius šiuos rezultatus tiksliai matuoti. Vadovai gali stebėti ne tik atskirų žmonių, bet ir ištisų komandų rezultatyvumą, taip skatindami sveiką bendradarbiavimą.

Platesnės personalo valdymo galimybės ir darbuotojų savitarna

Sistemoje „Excellent Books“ esame įdiegę specialų personalo valdymo portalą. Jis leidžia patogiai registruoti naujus darbuotojus, kurti darbo sutartis, planuoti grafikus, atostogas ir pamainas.

Darbuotojai vienoje vietoje gali rasti visą jiems aktualią informaciją apie išmokėtą atlyginimą, būsimą darbo grafiką, pasirašytas sutartis ar neatvykimus į darbą. Tuo tarpu buhalteriai iš šio portalo gali atspausdinti ar eksportuoti visus reikiamus dokumentus. Kadangi informacija sinchronizuojama su pagrindine apskaitos programa, jokių duomenų nereikia vesti pakartotinai. Galutinis rezultatas yra kur kas mažiau klaidų, mažiau besidubliuojančių failų versijų ir kur kas didesnis darbuotojų savarankiškumas.

Vystytis reiškia skaitmenizuotis

Pastarųjų metų patirtis įrodė, kad gebėjimas dirbti iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu yra ne tik efektyvumo, bet ir apskritai verslo išlikimo sąlyga. Skaitmenizacija yra pats pirmasis žingsnis link visiško procesų automatizavimo.

Kiekviena įmonė gali automatizuoti duomenų prieinamumą, jų apdorojimą ir analizę. Galimybė greičiau rasti reikiamą informaciją leidžia sutaupyti vadovų ir darbuotojų laiką bei skirti jį užduotims, kuriančioms kur kas didesnę pridėtinę vertę. Tyrimai rodo, kad tinkamai įdiegtos verslo valdymo sistemos padeda sutaupyti bent trisdešimt procentų darbo laiko. Šiais laikais būtent žmogaus laikas yra pats brangiausias resursas.

Nuolatinė kartų kaita ir augantis klientų poreikis gauti paslaugas greitai bei patogiai visą parą verčia paslaugų teikėjus suprasti, kad skaitmenizacija yra ne ateitis, o absoliuti dabartis. Šiandien tai tikrai nebėra klausimas, kurį galima atidėti vėlesniam laikui.