API atveria galimybes sklandžiai keistis duomenimis tarp skirtingų sistemų
Įmonės neretai dirba naudodamos kelias skirtingas programas. Viena jų skirta buhalterijai, kita valdo internetinę parduotuvę, o CRM sistema veikia dar kitoje aplinkoje. Tokioje situacijoje neišvengiamai iškyla problema ir tenka ieškoti būdų, kaip sujungti visus šiuos duomenis į vieną visumą. Pavyzdžiui, jei buhalterija savo apskaitos programoje nemato internetinės parduotuvės užsakymų, juos tenka suvedinėti rankiniu būdu. Lygiai taip pat, rengiant vadovybės ataskaitas, duomenis dažnai tenka ranka perkėlinėti iš vienos sistemos į kitą ir atskirai pildyti „Excel“ lenteles.
Čia gali padėti išmani verslo valdymo sistema. Tiesa, svarbu atkreipti dėmesį, kad ne visos programos palaiko galimybę integruoti duomenis iš išorinių šaltinių.
Verslo valdymo programoje „Excellent Books“ galima aktyvuoti API funkcionalumą. Jį naudojant skirtingos sistemos, tokios kaip internetinė parduotuvė, sandėlis, klientų valdymas, kasos aparatai ar servisas, gali tiesiogiai keistis informacija su „Excellent Books“ be jokio žmogaus įsikišimo. Tokiu būdu net pačios sudėtingiausios ataskaitos gali būti sugeneruojamos visiškai automatiškai.
Šiame straipsnyje iš arčiau apžvelgsime pačią API technologiją ir aptarsime, kaip ji gali padėti kasdieniame įmonės darbe.
Kas yra API?
API (anglų kalba Application Programming Interface, arba programų taikomoji sąsaja) yra kompiuterių tarpusavio bendravimo būdas. Jį galima pavadinti skaitmenine kalba iš mašinos į mašiną. Paprastai tariant, API veikia kaip techninis tiltas, leidžiantis kitoms programoms pasiekti „Excellent Books“ duomenis ir saugiai keistis reikiama informacija.
Naudojant API galima ne tik nuskaityti ir užklausti visus sistemoje esančius duomenis, bet ir juos įvesti. Procesas vyksta lygiai taip pat, kaip tai daro žmogus, dirbdamas per „Windows“ ar „Mac“ vartotojo sąsają. API technologija yra greita, efektyvi, tiksli ir leidžia automatiškai apdoroti didžiulius duomenų kiekius.
Kokiais tikslais naudojama API?
- Internetinėse parduotuvėse (elektroninėje komercijoje)
Internetinės parduotuvės savo puslapyje rodo prekes ir jų kainas. Tačiau pažangios elektroninės parduotuvės klientams taip pat pateikia realius prekių likučius sandėlyje. Visą šią informaciją naudojant API galima gauti tiesiai iš jūsų verslo valdymo programos. Sistema veikia ir priešinga kryptimi. Kai internetinėje parduotuvėje atliekamas pirkimas, informacija apie užsakymą, klientą, sąskaitą bei pasikeitusius sandėlio likučius automatiškai perkeliama į „Excellent Books“. Be API technologijos šią informaciją tektų vesti rankiniu būdu ir tai atimtų per daug brangaus laiko.
- Kasos sistemose (POS)
API technologija gali būti naudojama kaip tiesioginė sąsaja tarp „Excellent Books“ ir fizinėse parduotuvėse esančių kasos sistemų. Tokiu būdu duomenys iš kasos aparatų automatiškai patenka į apskaitos programą dienos pabaigoje ar net realiuoju laiku, todėl visiškai išvengiama rankinio darbo.
- Verslo analitikoje (BI)
Santrumpa BI (anglų kalba Business Intelligence) reiškia verslo analitiką. Šiandien atsiranda vis daugiau įrankių, padedančių sumaniai apdoroti įmonės duomenis ir priimti geresnius strateginius sprendimus. Naudojant API analitinės galimybės pakyla į visiškai naują lygį. Duomenys iš „Excellent Books“ automatiškai perkeliami į specializuotą programinę įrangą (pavyzdžiui, „FlexBI“ arba „Microsoft Power BI“), kur jie paverčiami vizualiais grafikais ir vadovų švieslentėmis. Tai leidžia realiuoju laiku matyti visos įmonės pardavimų tendencijas ir valdyti verslą remiantis tiksliais faktais.
- Įmonių grupės finansų analizėje
Naudojant API galima apjungti, konsoliduoti ir analizuoti motininės bei dukterinių įmonių finansinius duomenis. Tai labai racionalus ir efektyvus sprendimas įmonių grupėms, investiciniams fondams, franšizėms bei tarptautinėms korporacijoms.
Sąveika su kitomis sistemomis
Įmonės dažnai naudoja specifines programas gamybai ar transportui valdyti. Perkelti duomenis iš tokių programų į apskaitą dažnai yra gana sudėtinga. API padeda išvengti šio rankinio darbo ir su juo susijusių klaidų. Dažniausias scenarijus yra toks, kai per API į „Excellent Books“ automatiškai atkeliauja pirkimo bei pardavimo sąskaitos, o tolesnė buhalterinė apskaita vykdoma pačioje programoje. Taip pat labai populiaru integruoti sandėlio valdymo (WMS) įrankius bei mobiliuosius skanerius, skirtus inventorizacijai ar užsakymų surinkimui.
Kokie yra API privalumai?
- Duomenys realiuoju laiku. Informacija apie įvykusį pirkimą ar pasikeitusį likutį iškart patenka į reikiamą sistemos vietą. Jūsų matomas verslo vaizdas visada išlieka aktualus.
- Aukščiausias saugumas. API ryšys yra neįmanomas be duomenų šifravimo. Taip pat taikomi IP apribojimai, todėl prie duomenų bazės galima prisijungti tik iš iš anksto patvirtintų ir saugių adresų. Kadangi techniškai bendrauja tik dvi sistemos, pašaliniai asmenys prie šio ryšio prieiti niekaip negali.
- Griežtos vartotojų teisės. Sistemos integracija per API turi tokias pačias teises kaip ir paprastas „Excellent Books“ programos naudotojas. Tai reiškia, kad per API išorinei sistemai pasiekiami tik tie duomenys, kuriuos tai konkrečiai integracijai leista matyti ir keisti.
Ar API integracijos galėtų palengvinti ir jūsų įmonės kasdienybę? Susisiekite su mumis ir aptarkime jūsų verslo poreikius!