Kiek sudėtinga pereiti prie kitos buhalterinės programos?
Nors buhalteriai norėtų, kad visa su skaičiais susijusi informacija būtų sukaupta vienoje programoje, daugelis įmonių prekybos, sandėlio, darbo užmokesčio ir logistikos skaičiavimams naudoja skirtingas programines įrangas. Jei jaučiate, kad tokia sistema pradeda riboti įmonės plėtrą, galbūt atėjo laikas ieškoti naujo sprendimo, kuris palengvintų buhalterių, įmonės vadovybės ir darbuotojų darbą.
„Galvojant apie naują programinės įrangos sprendimą, pirmiausia reikia išsiaiškinti savo įmonės poreikius – kokių programų jums reikia ir kokias galimybes turi siūlyti naujoji programinė įranga. Kadangi buhalteris tikrai norėtų matyti visus duomenis vienoje vietoje, naujoji įranga turi gebėti užtikrinti sąsają su visomis kitomis programomis“, – sako Kristel Tohvere, verslo programinės įrangos kūrėjos „Excellent Business Solutions Eesti“ AS vyresnioji konsultantė.
Kaip pavyzdį ji mini tai, kad didelių įmonių buhalteriai šiais laikais negali įsivaizduoti situacijos, kai programinė įranga automatiškai nepriima sąskaitų arba neturi sąsajos su banko sistema, nes šios funkcijos žymiai sutaupo darbo laiką. Atėjo laikas ir mažoms įmonėms judėti šia kryptimi.
Išsiaiškinus įmonės poreikius, reikia pradėti lyginti įvairių programų galimybes. Geriausią apžvalgą galima gauti pasiteiravus kitų panašių įmonių nuomonės, taip pat pakalbinus programų pardavimo specialistus. Patikimos yra tos programinės įrangos, kurios turi daug vartotojų. Geras programinės įrangos pardavėjas ar kūrėjas tikrai turi tinkamą interneto svetainę su teigiamais klientų atsiliepimais. Sprendimus, kurie yra per daug sudėtingi arba turi per daug nereikalingų funkcijų, verta išbraukti iš sąrašo jau pačioje pradžioje.
Kuo didesnė bus įmonės klientų bazė ir darbuotojų skaičius, tuo daugiau laiko prireiks naujos programos diegimui. Be to, kai kurioms įmonėms, priklausomai nuo veiklos specifikos, reikės specialių sprendimų, kurių kūrimas gali pareikalauti papildomo laiko.
Verta investuoti į mokymus
Išsirinkus programą, išbandžius demo versiją ir praėjus mokymus, prasideda duomenų perkėlimas į naują sistemą. Statinių registrų, kuriuose yra, pavyzdžiui, klientų, kontaktų, objektų ir sąskaitų duomenys, perkėlimas yra gana paprastas. Sudėtingiau yra su realizacijos ir tiekėjų sąskaitų bei čekių importavimu. Tokių duomenų atveju išmintingiau į naująją sistemą perkelti tik naujausius duomenis, o senesnius palikti archyve. Perėjimas prie naujos programinės įrangos suteikia įmonei galimybę susitvarkyti savo informacinę bazę ir ištrinti pasenusią, nereikalingą informaciją.
„Nėra prasmės taupyti išlaidų, skiriamų naujos programinės įrangos įsisavinimui, sąskaita“, – pabrėžia K. Tohvere. „Tai investicija į ateitį, kuri vėliau sutaupys įmonės laiką ir pinigus. Daug blogiau, jei programinės įrangos vartotojai nemoka ja tinkamai naudotis ir skiria per daug laiko „dviračio išradinėjimui“. Be to, klaidos, daromos dėl neapdairumo ar žinių stokos, gali atnešti konkrečių nuostolių.“
Čia išryškėja dar vienas labai svarbus aspektas, į kurį reikia atkreipti dėmesį renkantis programinės įrangos tiekėją – koks kokybiškas yra klientų aptarnavimas. Klientas turi turėti galimybę gauti pagalbą tiek el. paštu, tiek telefonu. Programinę įrangą siūlančios įmonės svetainėje taip pat turėtų būti išsamus dažniausiai užduodamų klausimų (DUK) skyrius, kuriame klientas galėtų savarankiškai ieškoti atsakymų.
Kada geriausias laikas pereiti prie naujos programinės įrangos?
K. Tohvere sako, kad, iš vienos pusės, tai galėtų būti metų pabaiga, kad naujus metus būtų galima pradėti su nauja programa, tačiau, iš kitos pusės, metų pabaiga buhalteriams paprastai yra pats darbymetis. „Tuo metu rengiamos metinės ataskaitos, planuojamos naujos kampanijos, be to, yra darbuotojų, kurie tuo metu atostogauja ar net išvyksta iš šalies. Todėl šiuo požiūriu perėjimą prie naujos programinės įrangos geriau apsvarstyti ramesniu laikotarpiu, kai nebereikia rūpintis auditais, metinės ataskaitos jau pateiktos ir galima susikoncentruoti į kasdienį darbą.“
Priklausomai nuo sektoriaus, K. Tohvere pataria pereiti prie naujos įrangos tuomet, kai darbo mažiau, atmosfera ramesnė ir darbuotojai pasirengę susitelkti į naujoves. „Gyvenimas rodo, kad visada atsiras žmonių, kurie nenori pokyčių ir nenori priimti naujų dalykų. Tačiau jei matoma, kad nauja programa atitinka poreikius, palengvina darbą ir vietoj žmogaus atlieka nuobodų „rankinį darbą“, naujovės priimamos su didesniu entuziazmu. Buhalterių gyvenimą palengvina, pavyzdžiui, automatinė banko mokėjimų apskaita, sąsaja su internetine parduotuve ar išvengimas dvigubo duomenų įvedimo.“
Perėjimo laikotarpis labai priklauso nuo paties kliento norų, poreikių ir gebėjimo mokytis. Įmonei, kurios gamybos ir realizacijos moduliai yra skirtingose programose, integracija tikrai užtruks ilgiau, nes reikia išbandyti daugiau niuansų ir patikrinti, kurie sprendimai yra patogesni bei greitesni. Tuo tarpu nedidelės privačios įmonės atveju perėjimas prie naujos buhalterinės programos ir mokymosi procesas gali užtrukti vos kelias savaites.
Trys svarbūs žingsniai pereinant prie naujos programinės įrangos:
- Išsiaiškinkite, ko reikia įmonės darbuotojams – tada bus lengviau išsirinkti iš skirtingų programų.
- Jei atrodo, kad programa gali atitikti reikalavimus, susitarkite dėl susitikimo su pardavimo specialistu ir paprašykite, kad jis išsamiai parodytų programą.
- Būkite pasirengę mokytis naujų dalykų! Susitaikykite su tuo, kad tai gali užtrukti, nes per vieną kartą neįmanoma sužinoti apie programinę įrangą visiškai visko.