Ar šiuolaikinė buhalterinė programa gali pakeisti buhalterį?
Vis dažniau buhalteriai nerimauja, kad išmaniosios kompiuterių programos, automatiškai suvedančios informaciją, atims iš jų darbą. Tuo tarpu mažos įmonės tikisi būtent to – kad dėl inovatyvios programinės įrangos samdyti buhalterio nebereikės. Kaip yra iš tikrųjų, paaiškina verslo programinės įrangos kūrimo įmonės „Excellent Business Solutions Eesti“ AS konsultantė Kristiina Nurmsalu.
K. Nurmsalu teigia, kad pirmiausia reikėtų sugriauti mitą, jog buhalteris yra tik duomenų suvedinėtojas. Buhalteriai, kuriems vis dar tenka atlikti mechaninį duomenų įvedimą, dėka šiuolaikinių sistemų gali gerokai sumažinti darbo krūvį. Tačiau tai nereiškia, kad jie liks be darbo. Anot K. Nurmsalu, programų dėka specialistų darbas priartėja prie tikrosios buhalterijos esmės – sukaupti duomenys leidžia daug paprasčiau atlikti įmonės veiklos analizę, sudaryti prognozes bei užtikrinti teisės aktų laikymąsi.
Mažos įmonės, siekiančios taupyti lėšas, dažnai viliasi, kad programa viską atliks už buhalterį. „Tam tikra prasme tai tiesa. Kai atliekami tinkami nustatymai ir duomenys suvedami teisingai, juos su minimaliomis pastangomis galima pateikti Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI). Tokios įmonės duomenų suvedimą palieka programai, o buhalterį pasitelkia tik galutinių ataskaitų rengimui“, – aiškina ekspertė.
Svarbiausi pastarųjų metų pokyčiai
K. Nurmsalu pabrėžia, kad vienas didžiausių žingsnių verslo valdymo sistemų tobulėjime yra e. sąskaitų atsiradimas, automatinis čekių skaitmenizavimas (avansinėms apyskaitoms) ir banko mokėjimų importavimas.
„Technologija, kuri automatiškai paverčia čekio nuotrauką įrašu sistemoje, prieš penkerius metus atrodė kaip tolima ateitis, o šiandien ją naudoja dauguma pažangių įmonių. Tai itin patogu – darbuotojams nebereikia su kiekvienu popieriniu čekiu eiti pas buhalterį, o šiam nebereikia jų rankiniu būdu suvedinėti“, – pavyzdį pateikia ji.
Dar vienas procesas, spartinantis darbą – tiekėjų e. sąskaitų automatinis importas. Buhalteriui nebereikia pačiam kurti pirkimo sąskaitų, jas tereikia patikrinti ir patvirtinti. „Problemų nekelia ir tai, jei pardavimo sąskaitos išrašomos kitoje aplinkoje (pvz., el. parduotuvėje). Sąsajos tarp skirtingų sistemų šiandien yra higieninė verslo programinės įrangos dalis. Duomenys persiunčiami automatiškai, pavyzdžiui, naudojant API sprendimus. Jei informacija automatiškai perduodama institucijoms ir programa pati įspėja apie klaidas, sutaupoma daugybė brangaus laiko“, – tvirtina konsultantė.
Pokyčių įvyko ir duomenų saugojimo srityje. Anksčiau segtuvai dūlėjo lentynose arba duomenys buvo saugomi nesaugiuose kompiuteriuose, o dabar informacija laikoma debesų serveriuose. Tai užtikrina saugumą ir duomenų dubliavimą. „„Excellent“ savo klientų šifruotus duomenis saugo kelių šalių serveriuose, taip garantuojant dvigubą apsaugą. Debesijos technologija yra ne tik saugesnė, bet ir pigesnė – įmonei nereikia investuoti į nuosavus serverius ir jų atnaujinimą“, – aiškina ekspertė.
Skaidresnė įmonės veikla
Nurmsalu pripažįsta, kad buhalteriai, anksčiau laiką leidę suvedinėdami skaičius, dabar gali tapti vertingais patarėjais. Jie realiuoju laiku mato apyvartą, pelną ar nuostolius ir gali vadovams padėti priimti duomenimis grįstus sprendimus.
„Prieš penkerius metus įmonių vadovai retai patys jungdavosi prie apskaitos sistemų. Dabar šiuolaikinės programos pateikia tiek daug naudingos ir lengvai suprantamos informacijos, kad vadovai patys noriai jomis naudojasi“, – džiaugiasi K. Nurmsalu. Be to, verslininkų gyvenimą palengvina tai, kad gera programinė įranga visada atitinka naujausius įstatymus – kūrėjai operatyviai reaguoja į teisės aktų pakeitimus.
Ar verta investuoti?
„Excellent Business Solutions Eesti“ AS yra verslo valdymo sistemų „Excellent Books“ ir „Excellent Standard ERP“ kūrėja, kurią Lietuvoje atstovauja „Excellent LT“ UAB. Įmonei svarbu, kad programinė įranga būtų paruošta naudoti iškart, turėtų aiškią struktūrą, o duomenys būtų saugūs.
„Gera programa sukurta kaip išbaigtas produktas, tinkantis net mažiau buhalterinių žinių turintiems vartotojams. Ar įmonei reikia verslo valdymo sistemos, priklauso nuo veiklos apimčių. Jei kasdien išrašote daug sąskaitų, verta investuoti į technologiją ir leisti automatizacijai taupyti jūsų laiką. Tačiau jei per mėnesį tereikia apdoroti 3–4 sąskaitas, atskira programa galbūt nėra būtina“, – pataria K. Nurmsalu.
Apibendrindama ji teigia, kad buhalterinės programinės įrangos bijoti nereikia – šiuolaikiniai sprendimai yra draugiški vartotojui. „Buhalterija pirmiausia yra analitinis darbas, tačiau jame gausu pasikartojančių veiksmų, kuriuos geriausia deleguoti technologijoms. Rezultatas – sutaupytas laikas, pinigai ir galimybė susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia“, – reziumuoja ekspertė.